MakeTime

Alle Funktionen im Detail

Alles, was MakeTime für dein Reinigungsunternehmen kann — Punkt für Punkt.

Einsatzplanung

Der Wochenkalender ist das Herz von MakeTime: alle Mitarbeiter, alle Einsätze, eine Ansicht.

  • Einsätze per Drag & Drop verschieben oder direkt in eine leere Zelle klicken — Mitarbeiter und Tag sind vorausgefüllt
  • Wiederkehrende Aufträge (z. B. jeden Di/Do) einmal anlegen, automatisch geplant
  • Abwesende Mitarbeiter sind automatisch gesperrt und farblich markiert
  • Zoom per Cmd/Strg + Mausrad, Filter nach Kunde, Mitarbeiter und Status
  • Erledigte Einsätze mit Ist-Zeiten und Pausen erfassen, prüfen und freigeben

Arbeitszeit, die sich belegen lässt

Beim Abschluss des Einsatzes erfassen Mitarbeitende Beginn, Ende, Pausen und Wege. Daraus entsteht die Arbeitszeitkontrolle nach Art. 6.3 GAV.

  • Zuschlagsstunden für Nacht, Sonntag und Feiertag
  • Korrekturanträge mit Entscheid und Protokoll
  • Arbeitszeitkontrolle als PDF, für Betrieb und Mitarbeitende

Lohnlauf: rechnen, freigeben, abschliessen

MakeTime rechnet den Monat aus den erfassten Zeiten. Offene Verstösse sperren den Abschluss, jede Ausnahme braucht eine Begründung.

  • Zuschläge, Ferien- und Feiertagsentschädigung, 13. Monatslohn
  • Abzüge für AHV, ALV, NBU, KTG, BVG und Vollzugskosten
  • Lohnabrechnung als PDF, Zahlungsliste und Lohnkonto als CSV

GAV-Cockpit & Rechtsgrundlagen

Wo der Betrieb nicht nach GAV und Arbeitsgesetz handelt, was das kostet und was zuerst zu tun ist.

  • Ampel mit offenen Verstössen, Abweichungen und geldwerter Differenz
  • Jeder Befund mit Artikel, Ist- und Sollwert und Sprung zur Behebung
  • Fristen für Ferienplanung und Überstundenausgleich im Blick
  • Rechtswerte mit Quelle und Gültigkeit, Änderungen auf der Beobachtungsliste

Prüfdossier statt Ordner suchen

Du gibst einen Prüfzeitraum frei. Das Treuhandbüro erhält alle Unterlagen dieses Zeitraums, und nur dieses.

  • Lohnläufe, Lohnvereinbarungen und Befunde in einem Dossier
  • Freigabe befristet und jederzeit widerrufbar
  • Jeder Zugriff steht im Protokoll

Personal & Abwesenheiten

Vom Eintritt bis zur Lohnabrechnung: alle Personaldaten an einem Ort — DSG-konform.

  • Stammdaten inkl. Dokumente, Familien- und Treuhand-Angaben für die Lohnabrechnung
  • Ferien- und Krankmeldungen mit Genehmigungs-Workflow und Nachweis-Upload
  • Restferientage werden automatisch geführt
  • Lohnabrechnungen als PDF hinterlegen — Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen
  • Mitarbeiter-Einladung per 6-stelligem Code, Konto in einer Minute

Vertretungs-Assistent

Jemand fällt aus? MakeTime zeigt sofort, was betroffen ist und wer einspringen kann.

  • Alle Einsätze der abwesenden Person am betroffenen Tag auf einen Blick
  • Kandidatenliste sortiert nach Verfügbarkeit (wenig verplant zuerst)
  • „Kennt das Objekt“-Ranking: wer war schon bei diesem Kunden im Einsatz?
  • Mit einem Klick direkt in die Planung springen

Kunden, Objekte & Wege

Jedes Objekt mit Adresse, Kartenposition und automatischer Distanzberechnung.

  • Adresse eingeben — Kartenposition wird automatisch gesetzt (Geocoding)
  • Distanz und Fahrzeit ab Zentrale, Depot oder Abholstation — frei konfigurierbar
  • Prioritäten, Auftragsarten und Notizen pro Kunde
  • Optionales Kundenkonto: Einsätze einsehen und bewerten

Offerten & QR-Rechnungen

Vom Einsatz zur bezahlten Rechnung — ohne Excel und ohne Zweitsoftware.

  • Offerte erstellen und mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln
  • Positionen manuell erfassen oder direkt aus erledigten Einsätzen übernehmen (Ist-Stunden, Pausen abgezogen)
  • Schweizer MwSt (8.1 % / 2.6 %) und QR-Zahlteil — auf Wunsch ohne Betrag
  • PDF mit eigenem Firmenlogo direkt per E-Mail an den Kunden senden
  • Status-Übersicht: Entwurf, versendet, bezahlt, storniert — Storno mit Gutschrift als eigenem Beleg

E-Mail-Postfach

Dein Geschäftspostfach direkt in MakeTime — Anfragen werden zu Aufträgen.

  • Beliebiges E-Mail-Konto anbinden (IMAP/SMTP) — kein Anbieterwechsel nötig
  • Lesen, antworten, weiterleiten — mit Signatur und Anhängen
  • Mails als Lead oder Auftrag ablegen — eigene Ordner inklusive
  • Spam und Papierkorb wie gewohnt, gefährliche Inhalte werden isoliert dargestellt

Berichte & Auswertungen

Zahlen auf Knopfdruck — für Lohn, Kunden und Treuhand.

  • Mitarbeiterberichte: Arbeitszeiten und Monatsübersichten als PDF
  • Kundenberichte: geleistete Einsätze pro Objekt und Zeitraum
  • Dashboard mit Kennzahlen, letzten Einsätzen und Kundenkommentaren
  • Jahreskalender für die langfristige Übersicht

Schnittstellen

Bexio übernimmt Kunden und Rechnungen. Weitere Systeme erreichst du über REST und signierte Webhooks. Abacus ist vorbereitet.

  • Bexio: Kunden und Rechnungen übertragen
  • REST und Webhooks mit Signatur, als JSON oder XML
  • Übertragungsprotokoll je System
  • Abacus ist vorbereitet

Plattform & Sicherheit

Gebaut für den Alltag im Team — sicher, mehrsprachig, überall nutzbar.

  • Rollen: Admin, Treuhand, Mitarbeitende und Kunde — jede Rolle sieht nur, was sie darf
  • Echtzeit-Benachrichtigungen bei Anträgen, Einladungen und Aufträgen
  • Intranet für interne Dokumente und Links
  • 8 Sprachen, Hell- und Dunkelmodus, responsive für Handy und Tablet
  • Rechenzentrum in Deutschland, Verschlüsselung via HTTPS, Passwörter nur als Hash

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